Zincir mağazalarda standart ve kaliteyi sağlamada trend: Görev ve denetim yazılımları
Görev ve denetim yazılımlarının son dönemdeki hızlı yükselişi
Perakende sektöründe özellikle zincir mağazalarda operasyonel iş süreçlerini yönetmek – ki buna iş süreçlerinin planlaması, görev atamaları ve yapılan işin denetlenmesi gibi örnekler verilebilir, çok fazla zaman ve emek gerektirir.
Farklı şubelerde aynı koşulların sağlanması, işin yapılışında ve ik politikalarında belli bir standart ve kalitenin her şubede benzer oranda karşılanması beklenir. Elbette bu derece büyük projeleri ve insan kaynağını dijital dönüşümle değişen dünyada geleneksel yöntemlerle yönetmek hemen hemen imkânsızdır. Bu noktada sektörün gelişen teknolojiyle manuel işlerini kolaylaştırmak adına görev ve hizmet yazılımlarına büyük bir talebi olduğu görülüyor. Operasyonel iş süreçlerinin otomatik ve veri odaklı olarak değişim göstermesine “dijital dönüşüm” adı veriliyor. Bu değişim süreci bir yandan operasyon planlamayı diğer yandan ise işgücü yönetme ve iş yapma biçimini dönüştürmeyi hedefliyor.
Yeni normalde geçmişe oranla dijital dönüşüm her alanda olduğu gibi perakende sektöründe çok daha hızlı yaşanıyor çünkü perakende sektörü sürekliliği olan bir sektör. Pandemi sürecinde dahi operasyonlarını normal zamanlarda olduğu gibi sorunsuz işletmeye çalışan zincir mağazalar hijyen, uzaktan çalışma gibi durumlar dolayısıyla dijital dönüşüm ya da yazılım desteğini zorunlu buluyor.
“Ne iş yapacağını, görevini bilen personelle işler daha hızlı yürüyor.”
Günümüzde çalışma hayatımız ve işyeri günlük rutinlerimiz yerine getirmemiz gereken görevlerden oluşuyor. Ya bu görevleri biz yerine getiriyoruz ya da bu görevleri ekip arkadaşlarımızla paylaşıyoruz. Bu görevleri ise işin uygunluğuna göre çeşitli araçlarla yönlendiriyor ya da yapıyoruz. E-posta, tablolar, mesaj uygulamaları ya da yüz yüze iletişim en çok tercih ettiğimiz yöntemler. Perakende sektöründe özellikle zincir mağazalarda bu yöntemler bir yere kadar işe yarasalar da bu şekilde atanan ve denetlenen görevlerin işin verimliliği, kurumsal iletişim ve kalite ölçümünde büyük sorunlara yol açtığı düşünülüyor.
Bu sorunlardan en büyüğü ile başlayacak olursak, farklı kanal ve sistemlerle oluşturan operasyonel iş süreçlerinin takibi ve ölçümünde sağlıklı veri toplanamıyor.
Çalışanlara sistemsiz bir şekilde atanan görevlerin durumunu, hangi aşamada olduğunu ya da görevle ilgili ne tür problemler yaşadığını takip etmek ya da bilmek pek de mümkün olmuyor. Ya da bu konuları bilsek bile farklı yollardan elde ettiğimiz bu bilgileri bir araya getirmek çok zahmetli oluyor.
Kurumsal iletişim kısmında yaşanan en büyük problemse kime hangi görevi atayacağımız, bu görevin o kişide kalmasını sağlamak en sonunda da takibini yapmak. Ancak işler her zaman planladığımız gibi gitmeyebiliyor. Proje veya görev esnasında kişiler değişebiliyor ve görevin devrindeki son durumu yeni atanacak kişiye aktarmamız gerekebiliyor. Yeni atanan kişi devam edebilmek adına görev süreçlerinin son halini görmek istiyor; ne iş yapacağını, görevini bilen personelle işler daha hızlı yürüyor.
Son olarak da işin verimliliği konusunda görev ataması yapılan çalışan, iş temposuna bağlı olarak, verilen görevi unutabiliyor ya da süreci iyi yönetemediği için verimli sonuç alamayabiliyor.
Sonuç olarak birçok şirket ya da kurum; raporlanabilir, takip edilebilir ya da ölçülebilir görev verme aracı olmadığı için bu tür sorunlarla karşılaşıyor.Bu noktada Idenfit görev yönetim yazılımı Task, kişilerin, işletmelerin ve kurumların görev yönetimlerini tek platformdan yönetebilmelerinin yanında izlenebilirlik, ölçülebilirlik, koordinasyon, hız ve güvenli iletişim sağlıyor.
Idenfit görev yönetim yazılımı Task ile oluşturulan görevlerin kim tarafından, ne zaman ve ne kadar sürede yapılacağını belirleyebilir ve bu görevlerin beklenen sürelerde yapılıp yapılmadığını takip edebilirsiniz. Hatta aylar sonra bile geriye dönüp ilgili görevi kimin yaptığını görebilirsiniz. Idenfit Task verimliliğinizi arttırır, maliyetlerinizi azaltır ve olası hataları engellemeye yardımcı olur.
Zincir mağazalarda denetim hizmetleri kalite ve standartları yükseltiyor
Zincir mağazalarda görev yönetimiyle birlikte gelen ölçülmesi gereken bir diğer konu ise işin kalitesidir. İşin kalitesinin direkt nihai tüketiciye yansıdığı perakende ve hizmet sektöründe denetim yönetimine fazlasıyla ihtiyaç duyulur. Sadece işin kendisi değil bunun yanında müşteri bir markanın tüm şubelerinde aynı operasyonel standartları ve kaliteyi görmeyi bekler. Bunlara mağaza temizliği, ışıklandırma, ekipman ve teçhizatın tam olması gibi örnekler verilebilir. Bu standart ve kaliteyi koruyan, yükselten denetim hizmetleridir. Denetimin yapılabilmesinin ilk şartı, denetmenin denetim yapılacak alana fiziki olarak gitmesidir. Manuel işlemlerle yapılan denetlemeler görev yönetiminde olduğu gibi ölçülemez ve iletişim yönünden eksik kalırlar. Kalite ve standartı bir çok şubede aynı benzerlikte sürdürmek için işletmeler dijital dönüşüm araçlarından ve denetim yazılımlarından faydalanabilirler.
Bu noktada Idenfit denetim yazılımı Audit, gps özelliği sayesinde mağaza sınırları içerisinde denetime başlama seçeneği sunmaktadır. Örneğin, mağaza içerisinde kamera kayıt cihazlarının durumu, kayıt kapasiteleri, kıymetli ürünlerde alarm olup olmadığı, teşhir düzeni, kasa personelinin durumu, kasalarda alarm sökmek için gerekli tertibatın bulunup bulunmadığı, sahte kamera kullanımı gibi konular ve risklerine dair bilgilendirmeler ve sonucunda da denetimler anlık olarak yapılabilmektedir.Tüm görevlendirme sistemlerine entegre çalışabilen Idenfit ürün ailesinin denetleme ve raporlama yazılımı olan Idenfit Audit günümüz çok şubeli kurumsal mağazacılığın olmazsa olmazı gizli müşteri, ani denetim gibi işlemleri yerine getirerek tüm süreçten yetkilileri anında haberdar eder. Idenfit denetim yazılımı Audit mobil uygulama ile çalışanlar kendilerine özel oluşturulan denetim görevlerini takvim üzerinden görebildikleri gibi kendi üzerlerine alabilecekleri genel denetim görev listesini de görebilirler. Yöneticiler mesaj alanı ile çalışanları ile iletişim kurabilirler.
Idenfit Task ve Audit yazılımları hakkında ve daha fazla bilgi almak için www.idenfit.com ’u ziyaret edin.
