Güvenlik görevlisi görev çizelgesi
Basit görünse de; doğru olan şey doğru zamanda doğru olanı yaptırır. Ancak, programcının basit zamanlamanın karmaşık hale geldiğini anlaması yalnızca birkaç dakika sürüyor (çok karmaşık). Geri çekilerek zamanlama bulmacasına giren tüm parçalara bakmalıyız.
Güvenlik planlaması, bir güvenlik şirketinde basit görünse de maliyetli sonuçlar doğurabilir. Çizelge hazırlarken yapılacak hatalar, şirketi risk altına sokabilecek finansal cezalara neden olabilir. Fazla mesai, ücretsiz izin ve yasadışı planlama uygulamaları, toplu eylem talepleri, şirketlere milyonlarca dolara mal olabiliyor. Riski nasıl en aza indirebilirsiniz? Basit görünse de; doğru olan şey doğru zamanda doğru olanı yaptırır.
Ancak, programcının basit zamanlamanın karmaşık hale geldiğini anlaması yalnızca birkaç dakika sürüyor (çok karmaşık). Geri çekilerek zamanlama bulmacasına giren tüm parçalara bakmalıyız.
Tekrarlanan görevler: Her görev aynı temel eylemleri gerektirmektedir. Bir güvenlik görevlisinin görev planlama sürecince yöneticiler kolaylıkla ve etkili bir şekilde planlamanın sayısız ayrıntısını ele alınca daha geniş operasyonları gözlemlemeye vakit bulurlar. Daha da önemlisi programlar bir kez yapılıp rafa kaldırılmaz. Her zaman aktiftir, bu yüzden değiştirmesi kolay ve doğru bir şekilde yapılmalıdır.
Kurallar, kurallar ve yine daha fazla kural: İnsanları planlarken bilmeniz gereken birçok mikro koşulların var olduğudur; fazla mesai, izinler (ücretli ya da değil), site kuralları ve iş süreçleri. Haftanız pazar gecesi gece yarısı mı başlıyor? Çalışılan saatler, çalışılan haftaya mı, yoksa tamamlanan haftanın son gününe mi düşmektedir? Bunların cevaplarını bilmeniz ve takip etmeniz gerekmektedir.
Beceri setleri: En iyi satış elemanınızın bulunduğunuz şehirde yüksek profilli bir işe imza attığını düşünün. Bu yeni işte personelinizin çalışması için hangi becerilerin ve niteliklerin gerekli olduğunu açıkça belirlemeniz gerekmektedir. Örneğin, güvenlik görevlisinin eğitim gerektiren sistemleri veya ekipmanları kullanması gerekecek mi?
Sergileme: Güvenlik görevlileri bazen görünmezler, kitap kiralanamıyor veya acil durumlarda başarısız oluyor. Müvekkilinizi ve kendinizi açık bir siteden korumak için, nitelikli bir değiştirmeyi hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olabilecek 7/24 uyarı mekanizmasına ihtiyaç duyarsınız.
İstisnai durumlar: İstisnalar dünyasında yaşıyoruz-”evet-ama”. Örneğin: “Bu daima zamanlanmalıdır …” veya “Beş gün üst üste çalışacağım, bunun dışında ne zaman ben …” Zamanlamanın istisnaları yönetebilecek kadar esnek olması gerekmektedir. Basitçe belirtmek gerekirse, fazla mesai masrafı (Over Time =OT), çoğu güvenlik şirketinde zaten sıkı olan kar marjlarını zedeleyebilir. Mesai ödemesi, yetki alanına göre değişir, ancak genel olarak normal ücret oranının 1,5 veya 2 katı olabilir. Aylık ücretliler dahi OT hakkında sahip olabilirler (koşullara bağlı olarak, ABD’de OT eşiği haftalık 913 USD’dir). Sizin işlem uygulamalarınız yeniden planlama yaptığınız kişilerden koruyor mu?
Yükümlülükler: Her ihtimal için hazır olsanız bile, yükümlülükler ortaya çıkacaktır. Ne yapacağını veya kime bilgi vereceğini bilmeyen bir güvenlik görevlisi zarara neden olabilir ya da yeni zamanlama yapan kişinin bir çalışanı önceden yasaklanmış olduğu bir siteye yerleştirdiğini düşünün, müşteri güvenine darbe vurursunuz.
Büyük yoğunluk: Bir etkinlik oluştururken aynı anda birçok güvenlik görevlisine gerek duyulur, uygulamanızda birden fazla yönteme izin verilebilir. Olaylarda, güvenlik görevlilerinin mesajlarına gerekli talimatları eklemek çok önemlidir; Sürecin verimli olmalı açısından.
Özel kurallar: Ülkeler, eyaletler, iller ve hatta şehirlerin kendi kuralları vardır. Bunun için mümkün olduğunca, toplu sözleşmelerde dikkate alınması gereken özel kurallar vardır. Sıkıştırılmış çalışma haftaları yasal mı yoksa yasal değil mi? Vardiyalar arasında ne gibi dinlenme süreleri gerekmektedir?
Zamanlama hataları: Aynı vardiya için birden fazla güvenlik görevlisi atıyorsanız, müşteri güvenini sarsabilirsiniz. Bu senaryoda görevliler hangi ücreti alır? Her ikisi de alır mı?
Ekosistem: Güvenlik sektöründe birçok hareketli parça vardır: başvuru izleme, nakliye, güvenlik işlemleri, zamanlama, bordro, faturalandırma, muhasebe ve diğer işletme işlemleri. Bunların birbirleri ile sorunsuz bir şekilde bütünleşen sistemler olması akıllıca olacaktır. Sistem sekteye uğramamalıdır!
“Her ihtimal için hazır olsanız bile, yükümlülükler ortaya çıkacaktır. Ne yapacağını veya kime bilgi vereceğini bilmeyen bir güvenlik görevlisi zarara neden olabilir ya da yeni zamanlama yapan kişinin bir çalışanı önceden yasaklanmış olduğu bir siteye yerleştirdiğini düşünün, müşteri güvenine darbe vurursunuz.”
Planlamanın ve zaman işleyişinin kritik öneme sahip işlevini ele alan en açık yol, bir arka ofis (Back office) yazılım aracı edinmektir. Bu yazılım, tekrarlanabilirliği otomatikleştirmek, tüm kuralları göz önüne almak, kaynak atarken rehberlik sağlamak ve hizmet düzeyi sözleşmelerindeki işlevlere uydurmak için tasarlanmıştır. Gerçekten verimliliği artırmak için, sözleşme yönetimi ve faturalandırmada ve iş zekâsı verilerini kullanmada sistemlerin yalnızca programlamanın ötesinde bir şey yapması gerektiğinden bu sizi bir adım öne çıkarır. Operasyonlarınızdan tam olarak başarı sağlamak için, güvenlik firmaları tarafından üretilen verileri kullanarak daha hesap verilebilir, güvenilir, şeffaf ve verimli genel hizmeti sağlayan bir ekosistem yaratmak için arka plan ofis araçlarını ön hat otomasyon araçlarıyla birleştirin. Davalara maruz kalmamak ve bunun yönetimi için para israf etmemek adına, sonuç olarak, bir güvenlik işletmesinin iş dünyasına yön veren faaliyetlere yatırım yapması gerekir. Mark Folmer, TrackTik firması Başkan yardımcısıdır. Aynı zamanda; ASIS Güvenlik Hizmetleri Konseyi Üyesi ve ASIS Bölge 6 Başkan Yardımcısı, Kanada. PSC.1 Teknik Komite ve Çalışma Grubu’nda görev yapmaktadır.
